Sankcje Pit i Zus
Zgłoszenie nowego pracownika do ZUS-u
W Polsce mamy całe mnóstwo ogromnych firm, ale także wielu właścicieli niewielkich biznesów i małych działalności gospodarczych. Jeśli jesteś jednym z posiadaczy własnej firmy i zatrudniasz pracowników w formie umowy o pracę lub w innej formie, np. na podstawie umowy zlecenia, musisz liczyć się z wieloma obowiązkami związanymi z zawarciem kontraktu. Jednym z nich jest konieczność zgłoszenia odpowiedniej jednostce ZUS-u zawarcia umowy o pracę z nowym pracownikiem lub zawarcia umowy zlecenia. Zdarza się, że w miejscach, gdzie zatrudnia się dużą ilość osób np. międzynarodowych korporacjach, firmach logistycznych i innych przedsiębiorstwach, wszelką dokumentację związaną z rekrutacją nowych pracowników przygotowują różne działy. Prawdopodobieństwo popełnienia drobnego błędu jest wysokie i może zdarzyć się, że pracownik zostanie zgłoszony po terminie do ZUS-u. Biuro rachunkowe Kraków zwraca szczególną uwagę na taką sytuację, gdyż niedotrzymanie warunków i niedostarczenie odpowiedniej dokumentacji do ZUS-u wiąże się z przykrymi konsekwencjami.
Podpisanie umowy o pracę z pracownikiem, a proces zarejestrowania do ZUS-u
Jeśli posiadasz własną firmę lub dopiero jesteś na etapie rozszerzania swojej działalności i zatrudniania pracowników na podstawie umowy o pracę lub zleceniobiorców na podstawie umowy zlecenia, to z pewnością powinieneś wiedzieć, w jaki sposób przebiega procedura zgłaszania podwładnych do ZUS-u. Biuro rachunkowe potwierdza, że w całym procederze najpierw powinna zostać podpisana umowa z potencjalnym pracownikiem, a następnie jego zgłoszenie odpowiednim jednostkom. Warto pamiętać i mieć na uwadze fakt, iż taką umowę można podpisać dużo wcześniej. Jeśli jednak nie wskazano konkretnego terminu rozpoczęcia pracy lub świadczenia usług, to taka umowa wchodzi w życie w dniu podpisania stosownych dokumentów. Sytuacja, w której pracownik jest dopuszczony do pracy i swoich nowych obowiązków, ale nie podpisał on jeszcze umowy o pracę, jest niedopuszczalna i nie może mieć miejsca. Prawo mówi jasno — jeśli umowa o pracę nie została podpisana, kandydat na pracownika nie jest oficjalnym pracownikiem firmy i nie może zostać dopuszczony do służbowych obowiązków. Natomiast umowa zlecenia co do zasady może zostać zawarta ustnie, jednakże musi zostać później potwierdzona pisemnie.
Konsekwencje dopuszczenia pracownika do pracy bez umowy
Każde biuro rachunkowe i właściciele własnych firm zdają sobie sprawę, że potencjalny kandydat na pracownika nie może zostać dopuszczony do czynności służbowych bez ważnej umowy o pracę. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, to za brak podpisanych dokumentów pracodawca może otrzymać karę grzywny, która wynosi od 1 tys. zł aż do 30 tys. zł. W Kodeksie Pracy jest uregulowana wzmianka o rodzaju umowy między pracodawcą a pracownikiem w formie ustnej, jednak w takim przypadku należy pamiętać, że do momentu rozpoczęcia stosunku pracy przez nowego pracownika, firma musi potwierdzić wszystkie ustalenia co do obowiązków, rodzaju kontraktu i warunków pracy, zanim pracownik rozpocznie swój pierwszy dzień w pracy. W sytuacji, w której pracodawca nie podpisze umowy z pracobiorcą oraz nie potwierdzi żadnych warunków umowy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
Proces zgłoszenia nowego pracownika do odpowiedniej jednostki ZUS — sankcje
Posiadając swoją własną firmę oraz zatrudniając pracowników/zleceniobiorców, musisz dopełnić wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem każdego nowego pracownika. Obecnie istnieje konieczność zgłoszenia do ZUS-u zawarcia nowej umowy w terminie 7 dni od daty wskazanej jako rozpoczęcie trwania umowy (lub w razie jej braku od momentu podpisania umowy). Jak wskazuje nasze biuro rachunkowe Kraków takie zgłoszenie wykonuje się jednorazowo przy pomocy specjalnego formularza ZUS ZUA. Jeśli kontrakt nie zostanie zerwany i umowa trwa jednym ciągiem, to nie ma obowiązku comiesięcznego zgłaszania ani potwierdzania istniejącego stosunku pracy lub umowy zlecenia. Jednak każdy pracodawca/ zleceniodawca ma w obowiązku comiesięczne składanie deklaracji rozliczeniowych (formularz ZUS DRA), które wykazują wypłaty pracowników ora zleceniobiorców i informacje o odprowadzonych składkach. Biuro rachunkowe Kraków ABIX przestrzega, że jeśli formalności nie zostaną dopełnione, to przedsiębiorców mogą spotkać sankcje i kary, które wynikają z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Urząd może nałożyć karę grzywny, naliczyć odsetki za zwłokę w dostarczeniu dokumentów, nałożyć dodatkowe opłaty, rozpocząć postępowanie egzekucyjne, a nawet złożyć wniosek do sądu rejonowego o założenie księgi wieczystej, wpis hipoteki lub ustanowienie zastawu skarbowego w urzędzie skarbowym.